PowerPoint lo usano tutti, ma chi è che farebbe bene a non usarlo?

PowerPoint è diventato uno standard universalmente utilizzato e riconosciuto nell'informatica di oggi. Chi farebbe bene a non usarlo? Chi non lo sa usare dal momento che andare per convegni può anche essere un grosso rischio.

Meglio uno sfondo chiaro o scuro?

Sfondo chiaro per le aule scure, sfondo scuro per le aule chiare. Ma dipende essenzialmente dal proiettore.

Quindi ci si deve informare prima?

Chi non effettua un sopralluogo prima del convegno è un pazzo.

Per chi non può fare il sopralluogo, è meglio portarsi due presentazioni una chiara e una scura?

Sì deve portarsi due presentazioni una chiara e una scura e deve essere pronto ad aggiustare il tiro all'ultimo minuto: togliere o aggiungere slide, modificare grafici, cambiare colori. Un lavoro non trascurabile, per questo, se possibile è meglio fare prima il sopralluogo.

Ma allo sfondo chiaro o scuro si deve abbinare un carattere con o senza grazie?

Grazie o non grazie è un problema trascurabile. L'importante è che i caratteri siano rigorosamente quelli standard riconosciuti da PowerPoint: Times New Roman, Arial, Arial Black, Monotype Corsiva… Il rischio altrimenti è quello di trovarsi dall'altra parte del mondo con un file assolutamente illeggibile. Perché se si usa un carattere esteticamente molto accattivante che il palazzo dei convegni che organizza la manifestazione non ha provveduto ad installare tutte le slide verranno inevitabilmente spaginate.

Ma il famoso "Scacchi dall'alto" è un effetto che consigli o meglio un dissolvenza rapida?

Dissolvenze molto sobrie per non distrarre la platea che deve rimanere attaccata al messaggio del relatore e non essere distratta da animazioni. Evitare l'effetto casuale che sceglie PowerPoint al momento. La transizione deve essere uniforme tra una slide e l'altra: scacchi sono bruttini, ma se scacchi devono essere che siano sempre loro in tutta la presentazione.

L'overdose da PowerPoint a che punto della presentazione di solito capita?

Ma studi attuali dicono che dopo dieci minuti si perde l'attenzione della platea qualunque sia il relatore e qualunque sia l'argomento trattato. Esistono però dei trucchi che, se correttamente applicati, permettono di mantenere viva l'attenzione per un tempo più prolungato. Anche per ore.

Se si parla per dieci minuti quante slide si devono portare?

Non è possibile definirlo a priori, indicativamente dieci: una per ogni minuto. Ma è fondamentale valutare il tempo necessario al relatore per esporre ogni slide. Dieci minuti è un possibile ordine di grandezza ma possono essere anche quindici se le slide sono veloci da raccontare o possono essere anche tre se invece sono molto complicate.

Slide con molto testo con il relatore che ci legge dentro oppure…

Il relatore non deve mai leggere perché se legge non guarda la platea, se non guarda la platea non ha il feedback, se non ha feedback non può sapere se ha o meno l'attenzione dei propri ascoltatori. Il testo? Il meno possibile. Molte figure, molte vignette. I filmati con parsimonia perché complicano la presentazione da un punto di vista tecnico.

Qualche disastro?

O moltissimi. A me personalmente sono state scambiate le slide in una situazione in cui projectionist parlava solo arabo, per cui era difficile esporgli il problema e fargli cambiare file. Dischetti, ai tempi in cui si usavano, il cui contenuto è stato distrutto dal passaggio sotto il primo metal detector in aeroporto. Portatili smarriti in aeroporto, relatori caduti dal podio…

C'è chi dice che si sta sempre più ragionando per punti e poco per ragionamenti consequenziali. PowerPoint può fare anche dei danni cognitivi come dicono gli americani?

Sicuramente sì. È uno strumento di comunicazione che se male usato può comunicare male. Tutto dipende dall'uso che il relatore ne fa. PowerPoint è come un telefono che permette di raggiungere una platea, se al telefono si fanno affermazioni non corrette l'interlocutore dall'altra parte riceverà informazioni non corrette. Lo stesso vale per PowerPoint: arriva ciò che si racconta.

Quindi anche Moggi avrebbe usato male il PowerPoint…

Moggi avrebbe usato male il PowerPoint.

Ti occupi di multimedia e di elettronica in un ospedale italiano: in cosa consiste esattamente il tuo lavoro?

Nell'Ospedale Pediatrico Apuano (OPA), "G. Pasquinucci" di Massa, che fa parte dell'Istituto di Fisiologia Clinica del CNR, abbiamo creato un gruppo, "Grafica e Multimedia", che fornisce supporto a tutti i colleghi che si trovano a dover esporre una presentazione scientifica in ambito congressuale.
Questo sia in termini di grafica (preparazione dei supporti audiovisivi: diapositive, poster, dvd, pieghevoli, etc.) sia direttamente al relatore insegnando tecniche di esposizione, postura, tono di voce, abito. Dalle indicazioni su cosa portarsi dietro per evitare i rischi del mestiere, al pieno supporto tecnico, inviando al congresso un nostro tecnico in accoppiata al relatore per accertarsi che tutto proceda per il meglio.

Consigliate, dunque, anche cravattini, cravatte, camicie chiare o scure per evitare "orribili effetti estivi"?

L'eleganza congressuale in Italia è d'obbligo, ma eleganti o no, l'importante è vestirsi più leggeri di quello che la stagione impone perché l'esposizione in pubblico genera stress, lo stress genera sudorazione, la sudorazione distrae la platea…

14 giugno 2006